Comme vous le savez, le stockage de votre boite aux lettres est limité. C’est-à-dire que lorsque la taille des messages stockés dépasse la limite, votre boîte aux lettres devient saturée et ne peut plus recevoir de nouveaux messages. Voici quelques astuces qui vous permettront d’éviter ce problème et rester à jour vis-à-vis vos courriers électroniques.

1. Réduire la durée de conservation des messages.

En effet, votre boîte aux lettres garde une copie de vos messages pendant un certain temps, même après leur téléchargement sur votre ordinateur (à travers le logiciel). Vous pouvez alors changer la durée de conservation de la copie des messages dans votre boîte aux lettres avant leur suppression automatique, chose qui permettra à votre boite de toujours posséder  d’espace libre pour éviter la saturation.

Voici les étapes à suivre:

  1. Lancez Outlook et cliquez sur l’onglet Fichier > Informations > Paramètres du compte > Paramètres du compte.
  2. Dans l’onglet Courrier électronique, sélectionnez votre compte de messagerie et cliquez sur Modifier.
  3. Cliquez sur Paramètres supplémentaires.
  4. Allez vers l’onglet Options avancées> Remise.
  5. Choisissez le nombre de jours qui vous convient avant la suppression automatique de vos messages.

2. Détecter et gérer les messages volumineux.

Vos courriers électroniques diffèrent en taille. En utilisant cette méthode, vous pourriez trouver les messages qui occupent une grande place de votre stockage de courriers et les supprimer pour libérer plus d’espace dans votre boite. Comme ça, vous évitez la saturation en supprimant le moindre nombre possible de vos emails que vous voulez garder.

Pour cette fin, suivez les étapes suivantes :

  1. Lancez Outlook et cliquez sur l’onglet Fichiers > Informations.
  2. Sélectionnez la rubrique Nettoyer la boîte aux lettres.
  3. Cliquez sur Outils de nettoyage.
  4. Choisissez la taille minimale des emails que vous voulez garder et rentrez la dans la case de Rechercher les éléments supérieurs à.
  5. Cliquez sur Rechercher.
  6. Manuellement, supprimez ou bien archivez les messages volumineux.

3. Vider la corbeille de messages

Les éléments supprimés de votre messagerie occupent aussi de l’espace sur votre stockage. Il faudra alors les nettoyer pour vider plus d’espace dans votre boîte.

  1. Lancez Outlook et cliquez sur l’onglet Fichiers > Informations.
  2. Allez vers la rubrique Nettoyer la boîte aux lettres.
  3. Sélectionnez Outils de nettoyage.
  4. Cliquez sur Vider le dossier Eléments supprimés.

4. Archiver les messages automatiquement.

En utilisant cette astuce, vos emails seront archivés après une certaine date que vous pouvez choisir.

  1. Lancez Outlook et cliquez sur l’onglet Fichiers > Informations.
  2. Cliquez sur la rubrique Nettoyer la boîte aux lettres.
  3. Sélectionnez Outils de nettoyage.
  4. Cliquez sur Archiver.
  5. Choisissez Archiver ce dossier et tous ses sous-dossiers.
  6. Choisissez la date dans Archiver les éléments antérieurs au :
  7. Cliquez sur Fichier archive pour choisir l’emplacement où vous voulez stocker vos emails archivés.
  8. Choisissez un nom pour vos archives et cliquez sur OK.

Après la création de l’archive, assurez-vous de la nommer dans Outlook avec le même nom que vous avez utilisez pour le fichier d’archive. Pour faire ceci, cliquez droit sur Archives, sélectionnez Propriétés du fichier de données puis Options avancées. Maintenant rentrez le nom et terminer votre opération en cliquant sur OK.

 

Comme ça, vous évitez la saturation de votre boîte et vous ne manquez jamais un email.